Šiame pranešime paaiškinama, kokius asmens duomenis tvarkome, kodėl juos tvarkome, su kuo jais dalijamės, kiek laiko saugome ir kokias teises Jūs turite. Jis skirtas klientams, asmenims, į kuriuos kreipiamės dėl savo paslaugų, asmenims, kurie kreipiasi į mus kaip į savo organizacijos duomenų apsaugos pareigūną, ir šios svetainės lankytojams.
Prieš pereinant prie detalių, verta žinoti du dalykus. Pirma, informacija, kurią mums patikite siekdami teisinės pagalbos, yra saugoma profesinės paslapties, o ši apsauga yra platesnė nei numatytoji vien duomenų apsaugos teisės aktuose. Antra, mes neparduodame Jūsų duomenų ir nepriimame su Jumis susijusių sprendimų vien automatizuotomis priemonėmis, be žmogaus dalyvavimo.
Kas mes esame
MB HEXLaw (toliau - HEXLaw, mes) yra Lietuvoje registruota bendrovė, kurios buveinė yra Vilniuje. Mes esame duomenų valdytojas, kiek tai susiję su šia svetaine, mūsų duomenų apsaugos ir atitikties paslaugomis, mūsų verslo kontaktais ir rinkodara.
Teisines paslaugas teikia Miglė Dewsbury, advokato padėjėja, įrašyta į Lietuvos advokatų padėjėjų sąrašą. Informacija, kurią pateikiate siekdami teisinės konsultacijos, yra saugoma advokato profesinės paslapties, kaip paaiškinta toliau. Tai atskira ir platesnė apsauga nei numatyta vien šiame pranešime.
Esame paskyrę duomenų apsaugos pareigūną. Jo kontaktiniai duomenys nurodyti paskutiniame šio pranešimo skyriuje, ir Jūs galite kreiptis tiesiogiai bet kuriuo šiame pranešime aptariamu klausimu.
Kokius duomenis renkame?
Kiek duomenų apie Jus turime, visiškai priklauso nuo to, kaip su mumis bendraujate. Asmuo, kuris tiesiog perskaito šią svetainę, palieka mums beveik nieko. Klientas, kurio byla nagrinėjama, neišvengiamai patiki mums daug.
Duomenys, kuriuos pateikiate Jūs
- Kas Jūs esate: vardas ir pavardė, pareigos, darbovietė, elektroninio pašto adresas, telefono numeris ir, kai reikia, korespondencijos adresas.
- Bylos informacija: ką pasakojate apie savo teisinį ar atitikties klausimą, dokumentai, kuriuos pateikiate, ir mūsų susirašinėjimas su Jumis.
- Tapatybės nustatymo ir pinigų plovimo prevencijos duomenys: asmens tapatybę patvirtinančių dokumentų kopijos, informacija apie naudos gavėjus ir lėšų kilmės deklaracijos, kai teisės aktai įpareigoja mus atlikti kliento patikrą.
- Atsiskaitymo duomenys: sąskaitų išrašymo rekvizitai, PVM mokėtojo kodas ir mokėjimų istorija.
Automatiškai renkami duomenys
Kai lankotės šioje svetainėje, renkame techninius duomenis: IP adresą, naršyklę ir įrenginį bei aplankytus puslapius. Mūsų slapukų politikoje paaiškinta, kokie slapukai naudojami ir kurių galite atsisakyti.
Duomenys iš kitų šaltinių
Mes analizuojame organizacijas, kurioms, mūsų manymu, gali prireikti mūsų paslaugų, ir taip surenkame informaciją apie jose dirbančius asmenis: paprastai vardą ir pavardę, pareigas ir darbo elektroninio pašto adresą. Tai vienintelė duomenų kategorija, kurią turime apie asmenis, niekada į mus nesikreipusius, todėl verta aiškiai pasakyti, iš kur ji gaunama.
Mūsų šaltiniai yra viešai prieinami: juridinių asmenų ir naudos gavėjų registrai, pačios organizacijos svetainė ir vieši dokumentai, profesiniai socialiniai tinklai, paskelbti duomenų apsaugos priežiūros institucijų sprendimai ir nurodymai bei vieši žiniasklaidos pranešimai.
Tai darome remdamiesi savo teisėtu interesu nustatyti organizacijas, kurioms gali prireikti teisinių ir duomenų apsaugos paslaugų, ir laikome, kad verslo kontakto profesiniai duomenys yra proporcinga apimtis šiam tikslui. Jūs bet kada galite nesutikti, ir mes nutrauksime tokį tvarkymą. Kreipkitės pranešimo pabaigoje nurodytais kontaktais.
Kam naudojame Jūsų duomenis?
Prie kiekvieno toliau nurodyto tikslo pateikiame teisinį pagrindą, kuriuo remiamės. Kai tas pagrindas yra mūsų teisėtas interesas, nurodome, koks tai interesas, ir Jūs turite teisę nesutikti.
Kad galėtume Jums atstovauti ir Jus konsultuoti
Pavedimo priėmimas, konsultavimas, dokumentų rengimas, susirašinėjimas Jūsų vardu, rezultatų pateikimas ir atsiskaitymas už darbą. Be šių duomenų negalime veikti.
Teisinis pagrindas · Sutarties vykdymas, 6 str. 1 d. b punktas
Kad nustatytume Jūsų tapatybę ir įvykdytume pinigų plovimo prevencijos pareigas
Kliento patikra, naudos gavėjų nustatymas, sankcijų ir politikoje dalyvaujančių asmenų patikra bei duomenų saugojimas, kaip reikalauja Lietuvos pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos teisės aktai. Kai teisės aktai įpareigoja pranešti, privalome tai padaryti ir kai kuriais atvejais negalime Jums apie tai pranešti.
Teisinis pagrindas · Teisinė prievolė, 6 str. 1 d. c punktas
Kad patikrintume interesų konfliktą
Prieš priimdami pavedimą patikriname, ar tai nesukels konflikto su pareigomis esamam ar buvusiam klientui. Todėl privalome saugoti duomenis apie tai, kam ir prieš ką esame atstovavę, taip pat ir pasibaigus bylai.
Teisinis pagrindas · Teisinė prievolė, 6 str. 1 d. c punktas, ir mūsų teisėtas interesas laikytis profesinės etikos reikalavimų
Kad užtikrintume savo sistemų veikimą ir saugumą
Prieigos kontrolė, veiksmų registravimas, atsarginės kopijos, gedimų šalinimas ir apsauga nuo atakų. Mūsų interesas yra išsaugoti kliento informaciją saugią, o tai kartu yra ir Jūsų interesas.
Teisinis pagrindas · Teisėtas interesas, 6 str. 1 d. f punktas
Kad informuotume Jus apie savo paslaugas
Kreipimasis į organizacijas, kurioms, mūsų manymu, galime padėti, ir esamų klientų informavimas apie susijusias paslaugas bei jiems aktualius teisės pokyčius. Verslo kontaktų atžvilgiu remiamės teisėtu interesu, o sutikimu - kai to reikalauja teisės aktai. Bet kada galite nesutikti arba atšaukti sutikimą, ir kiekviename mūsų pranešime nurodyta, kaip tai padaryti.
Teisinis pagrindas · Teisėtas interesas, 6 str. 1 d. f punktas, arba Jūsų sutikimas, 6 str. 1 d. a punktas
Kad laikytumėmės teisės aktų ir galėtume apginti save
Mokesčių ir apskaitos dokumentai, profesinės pareigos, atsakymai į teisėtus institucijų paklausimus ir teisinių reikalavimų pareiškimas ar gynyba, įskaitant skundus dėl mūsų pačių darbo.
Teisinis pagrindas · Teisinė prievolė, 6 str. 1 d. c punktas, ir teisėtas interesas, 6 str. 1 d. f punktas
Ar privalote pateikti savo duomenis?
Kai kuriais atvejais taip, ir sąžiningiau tai pasakyti tiesiai, nei palikti numanoma.
- Tapatybės nustatymo ir pinigų plovimo prevencijos duomenys yra teisės aktų reikalavimas. Jų nepateikus mes negalime Jums atstovauti, o jei darbas jau pradėtas, privalome jį nutraukti.
- Bylos informacija yra būtina sutarčiai vykdyti. Jūs sprendžiate, ką mums pasakoti, tačiau galime konsultuoti tik dėl to, ką žinome, ir informacijos spragos gali reikšti, kad negalėsime pateikti prašomos konsultacijos.
- Atsiskaitymo duomenys reikalingi sutarčiai vykdyti ir apskaitos pareigoms įvykdyti.
- Visa kita yra savanoriška. Atsisakius rinkodaros pranešimų ar nebūtinų slapukų, teikiamų paslaugų kokybė nesikeičia.
Profesinė paslaptis
Tai svarbu, nes ši apsauga platesnė už tą, kurią suteikia duomenų apsaugos teisės aktai. Ji apima patį kreipimosi į mus faktą, sutarties su Jumis sąlygas, tai, ką mums pasakėte, ir mūsų pateiktą konsultaciją. Ji galioja ir pasibaigus teisinių paslaugų teikimui.
Ši apsauga nėra absoliuti. Teisės aktai numato siauras išimtis, kai atskleisti privaloma, akivaizdžiausiai - pinigų plovimo prevencijos pranešimų atvejais. Jei remdamiesi profesine paslaptimi negalime patenkinti prašymo, įskaitant Jūsų prašymą įgyvendinti šiame pranešime nurodytą teisę, mes apie tai pranešime.
Kaip naudojame dirbtinį intelektą ir ar priimame automatizuotus sprendimus?
Naudojame dirbtinio intelekto priemones tyrimams, peržiūrai ir dokumentų rengimui. Kiekvieną rezultatą peržiūri žmogus, prieš jis pasiekia Jus ar prieš juo remiamasi, o atsakomybė už darbą tenka mums, o ne priemonei.
Mes nepriimame vien automatizuotomis priemonėmis sprendimų, kurie Jums sukeltų teisinių pasekmių ar Jus panašiu būdu reikšmingai paveiktų. Kai priemonė reitinguoja, vertina ar apibendrina, jos rezultatas yra tik viena iš žmogaus priimamo sprendimo įvesčių, o ne pats sprendimas.
Dirbtinio intelekto paslaugų teikėjai, tvarkantys Jūsų duomenis, veikia kaip mūsų duomenų tvarkytojai pagal sąlygas, draudžiančias naudoti Jūsų duomenis jų modeliams mokyti. Jei nurodėte, kad nepageidaujate dirbtinio intelekto pagalbos savo byloje, tai užfiksuojame ir to laikomės.
Ar Jūsų duomenys išvežami už Europos ekonominės erdvės ribų?
Mūsų infrastruktūra veikia Europos Sąjungoje. Kai kurie mūsų naudojami paslaugų teikėjai yra įsteigti už EEE ribų arba yra EEE subjektai, galintys pasitelkti grupės įmones už EEE ribų palaikymo ar tvarkymo funkcijoms, todėl dalis duomenų perdavimų įvyksta.
Tokiais atvejais remiamės BDAR V skyriuje numatytomis apsaugos priemonėmis: Europos Komisijos sprendimu dėl tinkamumo, kai toks sprendimas apima atitinkamą valstybę, o kitais atvejais - Europos Komisijos standartinėmis sutarčių sąlygomis kartu su papildomomis techninėmis ir organizacinėmis priemonėmis, kai mūsų vertinimas rodo, kad jos reikalingos.
Jūs turite teisę susipažinti su taikomomis apsaugos priemonėmis. Kreipkitės pranešimo pabaigoje nurodytais kontaktais, ir mes pateiksime atitinkamų sąlygų kopiją arba nurodysime, kur jos paskelbtos, pašalinę tik tą informaciją, kurios neatskleidimo reikalauja komercinė paslaptis ar kito kliento konfidencialumas.
Jei esame Jūsų organizacijos duomenų apsaugos pareigūnas
Mes teikiame išorinio duomenų apsaugos pareigūno paslaugą. Jei Jūsų darbdavys ar kita organizacija paskyrė mus savo duomenų apsaugos pareigūnu, galite kreiptis į mus šiuo pagrindu pagal BDAR 38 straipsnio 4 dalį visais su Jūsų asmens duomenimis ir Jūsų teisėmis susijusiais klausimais.
Verta aiškiai atskirti, kas už ką atsako. Jūsų organizacija lieka savo duomenų tvarkymo valdytoja, ir į klausimus, ką ji daro su Jūsų duomenimis, atsako ji pati bei jos privatumo pranešimas. Mes esame savarankiškas duomenų valdytojas tik dėl to, ką tvarkome vykdydami duomenų apsaugos pareigūno funkciją: mūsų konsultacijų ir darbo dokumentų, į mus besikreipiančių asmenų apskaitos ir susirašinėjimo su priežiūros institucija.
Duomenų apsaugos pareigūnas privalo veikti nepriklausomai, ir organizacija negali jam nurodinėti, kaip vykdyti šias užduotis. Mes taip pat esame saistomi slaptumo dėl šių užduočių vykdymo pagal 38 straipsnio 5 dalį. Praktiškai tai reiškia, kad jei kreipiatės į mus kaip į duomenų apsaugos pareigūną, mes sprendžiame, kaip elgtis su Jūsų kreipimusi, ir informuosime Jus, jei negalėsime jo išlaikyti konfidencialaus nuo Jūsų organizacijos.
Kiek laiko saugome Jūsų duomenis?
Bendra taisyklė: duomenis saugome tol, kol Jums atstovaujame, ir dar dešimt metų nuo bylos užbaigimo. Šis terminas kyla iš profesinių dokumentų saugojimo pareigų ir iš ieškinio senaties terminų, per kuriuos dar galėtų būti pareikštas reikalavimas dėl mūsų darbo.
Bendros taisyklės išimtys
- Pinigų plovimo prevencijos dokumentai: aštuoneri metai nuo dalykinių santykių pabaigos, kaip reikalauja teisės aktai.
- Apskaitos ir mokesčių dokumentai: dešimt metų nuo sukūrimo, kaip reikalauja teisės aktai.
- Interesų konflikto patikros duomenys: saugomi neterminuotai, tačiau sumažinti iki minimumo, reikalingo patikrai atlikti, tai yra šalių pavadinimų ir bylos pobūdžio. Negalime saugiai atstovauti niekam, jei nežinome, prieš ką esame atstovavę.
- Verslo kontaktai ir potencialių klientų analizė: treji metai nuo paskutinio reikšmingo kontakto arba nedelsiant Jums pareiškus nesutikimą.
- Sutikimas dėl rinkodaros: kol jį atšaukiate, o patį atšaukimo faktą saugome, kad galėtume jo laikytis.
- Svetainės ir techniniai duomenys: kaip nurodyta mūsų slapukų politikoje.
- Duomenys, tvarkomi vykdant duomenų apsaugos pareigūno funkciją: kol einame šias pareigas, ir dar trejus metus.
Pasibaigus terminui duomenis ištriname arba nuasmeniname taip, kad jų nebebūtų galima susieti su Jumis.
Dokumentų atsargines kopijas saugome iki 180 dienų. Kai ištriname Jūsų duomenis, jie iš karto pašalinami iš mūsų sistemų, o iš atsarginių kopijų per 180 dienų, ir per tą laiką nėra atkuriami.
Kaip rūpinamės Jūsų duomenų saugumu?
Techninės priemonės
Šifruoti ryšiai, saugomų dokumentų šifravimas, prieigos kontrolė, kad kiekvienas matytų tik tai, ko reikia jo funkcijai, prieigos prie kliento medžiagos registravimas, tik papildomas įrašas leidžiantis audito žurnalas teisinę reikšmę turintiems sprendimams ir reguliarios atsarginės kopijos.
Organizacinės priemonės
Duomenų apsaugos pareigūnas, prižiūrintis, kaip tvarkome Jūsų duomenis, rašytinės vidaus politikos, konfidencialumo pareigos, saistančios visus su mumis dirbančius asmenis, sutartinės duomenų apsaugos sąlygos su paslaugų teikėjais ir profesinės civilinės atsakomybės draudimas.
Jūsų vaidmuo
Dauguma incidentų prasideda ne tose sistemose, kuriose saugomi duomenys. Jautrią medžiagą siųskite su mumis sutartais kanalais, o ne tais, kurie tuo metu patogesni, saugokite savo prisijungimo duomenis ir nedelsdami praneškite, jei manote, kad kažkas negerai. Mums kur kas geriau išgirsti apie klaidingą pavojaus signalą.
Jūsų pasirinkimai
Be teisės aktuose numatytų teisių, yra dalykų, kuriuos galite tiesiog nuspręsti patys.
- Ką mums pasakojate. Išskyrus tai, ko reikalauja teisės aktai ir sutartis, Jūs sprendžiate, kuo dalintis.
- Ar norite gauti informaciją apie mūsų paslaugas. Galite atsisakyti iš karto arba bet kada vėliau.
- Nebūtini slapukai. Galite jų atsisakyti, ir svetainė veiks.
- Ar Jūsų byloje naudojama dirbtinio intelekto pagalba. Praneškite mums, ir mes tai užfiksuosime.
Jūsų teisės
Duomenų apsaugos teisės aktai suteikia Jums toliau nurodytas teises. Kai kurios jų yra sąlyginės, o profesinė paslaptis ir duomenų saugojimo pareigos gali riboti tai, ką galime padaryti. Jei negalime įvykdyti Jūsų prašymo, paaiškinsime kodėl.
- Teisė susipažinti: sužinoti, ar tvarkome Jūsų duomenis, ir gauti jų kopiją (15 str.).
- Teisė ištaisyti: ištaisyti netikslius ir papildyti neišsamius duomenis (16 str.).
- Teisė ištrinti: ištrinti duomenis, kai nebeturime pagrindo juos saugoti (17 str.). Dažnai to negalime dėl teisės aktų nustatytų saugojimo pareigų.
- Teisė apriboti tvarkymą: sustabdyti tvarkymą, kol išsprendžiamas ginčas dėl jo (18 str.).
- Teisė į duomenų perkeliamumą: gauti Jūsų pateiktus duomenis kompiuterio skaitomu formatu arba juos persiųsti kitam subjektui, kai jie tvarkomi automatizuotai sutikimo ar sutarties pagrindu (20 str.).
- Teisė nesutikti: nesutikti su tvarkymu, grindžiamu teisėtu interesu, įskaitant potencialių klientų analizę ir rinkodarą (21 str.). Nesutikus su rinkodara, nutrauksime ją be išimčių.
- Teisė atšaukti sutikimą: bet kada, nedarant poveikio iki atšaukimo atliktam teisėtam tvarkymui.
- Teisės, susijusios su automatizuotais sprendimais (22 str.). Kaip nurodyta pirmiau, tokių sprendimų vien automatizuotomis priemonėmis nepriimame.
- Teisė pateikti skundą priežiūros institucijai.
Norėdami gauti turimų Jūsų duomenų kopiją, naudokitės mūsų prašymo susipažinti su duomenimis forma. Atsiųsime Jums nuorodą el. pašto adresui patvirtinti ir galime paprašyti papildomai patvirtinti tapatybę, pavyzdžiui, elektroniniu parašu. Mėnesio terminas atsakyti skaičiuojamas nuo formos pateikimo dienos, o ne nuo adreso patvirtinimo dienos.
Norėdami pasinaudoti kitomis teisėmis arba jei nenorite naudotis forma, kreipkitės toliau nurodytais kontaktais. Atsakysime per vieną mėnesį. Jei prašymas sudėtingas, šį terminą galime pratęsti dar dviem mėnesiais ir apie tai pranešime per pirmąjį mėnesį. Gali tekti patvirtinti Jūsų tapatybę: tai apsauga Jums, o ne kliūtis.
Susisiekite su mumis
Visais šiame pranešime aptariamais klausimais, įskaitant teisių įgyvendinimą, rašykite privacy@hexlaw.ai.
Mūsų duomenų apsaugos pareigūnas
Esame paskyrę duomenų apsaugos pareigūną, kuris prižiūri, kaip tvarkome asmens duomenis, ir į kurį galite kreiptis tiesiogiai. Rašykite tuo pačiu adresu nurodydami, kad žinutė skirta duomenų apsaugos pareigūnui, arba siųskite laišką į mūsų buveinę Vilniuje, ant voko nurodydami, kad jis skirtas duomenų apsaugos pareigūnui.
Priežiūros institucija
Jei esate nepatenkinti tuo, kaip išsprendėme klausimą, galite pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, Lietuvos priežiūros institucijai, adresu vdai.lrv.lt. Norėtume, kad pirmiausia kreiptumėtės į mus, tačiau tai Jūsų teisė bet kuriuo atveju.
Šio pranešimo pakeitimai
Peržiūrime šį pranešimą kaskart, kai pasikeičia kas nors, kas jam turi įtakos, įskaitant naujo paslaugų teikėjo pasitelkimą. Data viršuje nurodo paskutinę redakciją.
Jei pakeitimas Jus reikšmingai paveiks, apie tai klientus informuosime elektroniniu paštu, o ne pasikliausime tuo, kad pastebėsite patys. Kitų pakeitimų atveju galioja atnaujintas šis puslapis.